Политика обработки персональных данных
Правила обработки персональных данных в Двинско-Печорском бассейновом водном управлении Федерального агентства водных ресурсов
1.Общие положения
1. Правила обработки персональных данных в Двинско-Печорском бассейновом водном управлении Федерального агентства водных ресурсов (далее - Правила) определяют цели, содержание и порядок обработки персональных данных, а также процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных.
2. Настоящие Правила определяют политику Двинско-Печорского бассейнового водного управления Федерального агентства водных ресурсов (далее – Двинско-Печорское БВУ) как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных.
3. Обработка персональных данных в Двинско-Печорском БВУ осуществляется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, и настоящих Правил.
2. Категории субъектов персональных данных
4. К субъектам персональных данных, персональные данные которых обрабатываются в Двинско-Печорском БВУ в соответствии с настоящими Правилами, относятся:
1) государственные гражданские служащие Двинско-Печорского БВУ (далее - гражданские служащие);
2) граждане, претендующие на замещение должностей государственной гражданской службы в Двинско-Печорском БВУ;
3) работники Двинско-Печорского БВУ, осуществляющие профессиональную деятельность по профессиям рабочих (далее работники Двинско-Печорского БВУ):
4) граждане претендующие на замещение должности, осуществляющей профессиональную деятельность по профессии рабочих в Двинско-Печорском БВУ;
5) лица, состоящие в родстве (свойстве) с субъектами персональных данных, указанными в подпунктах 1 - 4 пункта 4 настоящих Правил;
6) лица, представляемые к награждению, наградные материалы по которым представлены в Двинско-Печорское БВУ;
7) физические лица и представители организаций, обратившиеся в Двинско-Печорское БВУ:
в связи с предоставлением государственной услуги;
в связи с исполнением государственной функции;
в связи с обязанностью давать разъяснения по вопросам применения водного законодательства Российской Федерации;
8) граждане, обратившиеся в Двинско-Печорское БВУ в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
3. Цели обработки персональных данных, содержание обрабатываемых персональных данных
5. В Двинско-Печорском БВУ персональные данные обрабатываются в целях:
1) обеспечения кадровой работы, в том числе кадрового учета, делопроизводства, в целях содействия в осуществлении служебной (трудовой) деятельности, формирования кадрового резерва государственной гражданской службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения государственными гражданскими служащими и работниками Двинско-Печорского БВУ должностных обязанностей, обеспечения государственным гражданским служащим Двинско-Печорского БВУ установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, а также в целях противодействия коррупции;
2) осуществления и выполнения возложенных на Двинско-Печорское БВУ полномочий.
6. В целях, указанных в п.п.1 пункта 5 настоящих Правил, обрабатываются следующие персональные данные государственных гражданских служащих Двинско-Печорского БВУ, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Двинско-Печорского БВУ, работников Двинско-Печорского БВУ:
1) фамилия, имя и отчество (при наличии), в том числе прежние фамилии, имена и отчества (при наличии) в случае их изменения, дата, место и причины изменения;
2) число, месяц и год рождения;
3) место рождения;
4) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации, наименование органа и код подразделения органа (при наличии), выдавшего его, дата выдачи;
5) личная фотография;
6) сведения о гражданстве (в том числе о прежних гражданствах, иных гражданствах);
7) адрес и дата регистрации по месту жительства (месту пребывания);
8) адрес фактического проживания;
9) сведения о семейном положении;
10) реквизиты свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
11) сведения об образовании (наименование образовательной и (или) иной организации, год окончания, уровень профессионального образования, реквизиты документов об образовании, направление подготовки, специальность и квалификация по документу об образовании, ученая степень, ученое звание (дата присвоения, реквизиты диплома, аттестата), в том числе о послевузовском профессиональном образовании, а также о профессиональной переподготовке, повышении квалификации (наименование образовательной и (или) научной организации, год окончания, реквизиты документа о переподготовке (повышении квалификации), квалификация и специальность по документу о переподготовке (повышении квалификации), наименование программы обучения, количество часов обучения);
12) сведения о владении иностранными языками и языками народов Российской Федерации;
13) сведения о трудовой деятельности, включая работу по совместительству, предпринимательскую и иную деятельность, военную службу;
14) сведения о классном чине федеральной государственной гражданской службы (далее - гражданская служба), и (или) гражданской службы субъекта Российской Федерации, и (или) муниципальной службы, дипломатическом ранге, воинском и (или) специальном звании, классном чине правоохранительной службы, классном чине юстиции, квалификационном разряде гражданской службы, а также сведения о том, кем и когда они присвоены;
15) сведения о составе семьи: родителях, детях, сестрах, братьях, супруге (бывшем или бывшей супруге), супругах братьев и сестер, братьях и сестрах супругов (степень родства, фамилия, имя и отчество (при наличии), дата рождения, место рождения, адрес регистрации (фактического проживания), гражданство, место работы (наименование и адрес организации), должность;
16) сведения о форме и дате оформления допуска к государственной тайне, ранее имевшегося и (или) имеющегося;
17) сведения о государственных наградах, об иных наградах и о знаках отличия;
18) сведения о пребывании за границей (когда, где, с какой целью);
19) сведения о близких родственниках (родителях, братьях, сестрах, детях), а также о супругах, в том числе бывших, постоянно проживающих за границей и (или) оформляющих документы для выезда на постоянное место жительства в другое государство (фамилия, имя, отчество (при наличии), с какого времени проживают за границей);
20) реквизиты документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
21) идентификационный номер налогоплательщика;
22) реквизиты полиса обязательного медицинского страхования;
23) сведения о воинском учете, реквизиты документов воинского учета;
24) сведения о наличии (отсутствии) судимости;
25) сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;
26) номера телефонов или сведения о других способах связи;
27) сведения, содержащиеся в заключении о наличии (отсутствии) у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению, по учетной форме № 001-ГС/у «Заключение медицинского учреждения о наличии (отсутствии) заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу Российской Федерации и муниципальную службу или ее прохождению», утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 984н;
28) сведения об отсутствии медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну;
29) сведения об инвалидности, о сроке действия установленной инвалидности;
30) информация о ежегодных оплачиваемых отпусках, об учебных отпусках и отпусках без сохранения денежного содержания;
31) сведения о прохождении гражданской службы, в том числе:
дата, основания поступления на гражданскую службу и назначения на должность гражданской службы;
дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность гражданской службы;
наименования замещаемых должностей гражданской службы с указанием структурных подразделений Двинско-Печорского БВУ;
размер денежного содержания;
результаты аттестации на соответствие замещаемой должности гражданской службы;
сведения о прежнем месте работы;
32) номер расчетного счета;
33) номер банковской карты;
34) иные сведения, которые субъект персональных данных пожелал сообщить о себе, а также обработка которых соответствует целям обработки.
7. В целях, указанных в п.п. 2 пункта 5 настоящих Правил, обрабатываются персональные данные индивидуальных предпринимателей, физических лиц при предоставлении права пользования водными объектами, при заключении договора водопользования, приеме и рассмотрении заявления о предоставлении водного объекта в пользование, приеме и рассмотрении заявки на участие в аукционе на право заключения договора водопользования:
1) фамилия, имя и отчество;
2) данные документа, удостоверяющего личность;
3) дата рождения;
4) адрес регистрации и фактического проживания;
5) адрес электронной почты;
6) номер телефона;
7) идентификационный номер налогоплательщика, ОГРН/ОГРНИП;
8) реквизиты банковского счета.
8. В целях, указанных в п.п. 2 пункта 5 настоящих Правил, обрабатываются персональные данные граждан, осуществляемые в целях обеспечения своевременного и в полном объеме рассмотрения их устных и письменных обращений в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
9. Персональные данные граждан, обратившихся в Двинско-Печорского БВУ лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением граждан о результатах рассмотрения.
10. В соответствии со статьями 7 и 13 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в связи с рассмотрением поступивших в Двинско-Печорское БВУ обращений граждан обработке подлежат следующие персональные данные:
1) фамилия, имя, отчество (при наличии);
2) почтовый адрес;
3)данные документа, удостоверяющего личность;
4) адрес электронной почты;
5) указанный в обращении контактный телефон;
6) иные персональные данные, указанные в обращении, а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения.
11. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных, указанных в пункте 9 настоящих Правил, осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
12. Обработка персональных данных государственных гражданских служащих, работников Двинско-Печорского БВУ и членов их семей, а также граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы, должностей в Двинско-Печорском БВУ, а также персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений граждан, осуществляется без согласия указанных лиц, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Федеральный закон «О персональных данных»).
13. Согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных необходимо получить при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации о гражданской службе и о противодействии коррупции. Согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом «О персональных данных».
14. Обработка персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных в п.п.1 пункта 5 настоящих Правил, осуществляется гражданскими служащими структурного подразделения Двинско-Печорского БВУ, на которое возложены функции по кадровому обеспечению (далее – кадровое подразделение Двинско-Печорского БВУ), и включает в себя сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
15. Сбор (получение), запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных в п.п.1 пункта 5 настоящих Правил, осуществляются путем:
1) получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, иные документы, предоставляемые в кадровое подразделение Двинско-Печорского БВУ);
2) копирования оригиналов документов;
3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);
4) формирования персональных данных в ходе кадровой работы;
5) внесения персональных данных в автоматизированные информационные системы, оператором которых является Двинско-Печорское БВУ, а также системы, используемые в целях кадровой работы.
16. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляются путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных п.п.1 пункта 5 настоящих Правил.
17. В случае возникновения необходимости получения персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных п.п.1 пункта 5 настоящих Правил, у третьей стороны следует известить об этом субъектов персональных данных, заранее получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.
18. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личным делам государственных гражданских служащих Двинско-Печорского БВУ персональные данные, не предусмотренные п.п.1 пункта 5 настоящих Правил, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, членства в общественных объединениях.
19. При сборе персональных данных сотрудник кадрового подразделения Двинско-Печорского БВУ, осуществляющий сбор персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных п.п.1 пункта 5 настоящих Правил, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить свои персональные данные.
3. Процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных
20. Для выявления и предотвращения нарушений, предусмотренных законодательством Российской Федерации в сфере персональных данных, в Двинско-Печорском БВУ выполняются следующие процедуры:
1) осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных;
2) ознакомление гражданских служащих, уполномоченных на обработку персональных данных, с законодательством Российской Федерации в области персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных и Правилами;
3) ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
4) осуществление обработки персональных данных в соответствии с принципами и условиями обработки персональных данных, установленными законодательством Российской Федерации в области персональных данных;
5) исключение возможности осуществления обработки персональных данных, несовместимых с целями сбора персональных данных;
6) обеспечение соответствия содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;
7) обеспечение при обработке персональных данных точности персональных данных, их достаточности, а в необходимых случаях и актуальности по отношению к целям обработки персональных данных.
4. Сроки обработки и хранения персональных данных, порядок их уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований
21. Сроки обработки и хранения персональных данных в Двинско-Печорском БВУ, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Двинско-Печорского БВУ определяются в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных».
22. Обработка персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 и 3 пункта 4 настоящих Правил, осуществляется в течение всего периода прохождения ими гражданской службы или их работы.
Обработка персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпункте 2 пункта 4 настоящих Правил, осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации».
23. Срок хранения персональных данных граждан, предусмотренный пунктом 6 настоящих Правил, не ограничен.
24. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен Федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.
Сроки хранения персональных данных в Двинско-Печорском БВУ определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236.
25. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков).
Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных пунктом 5 настоящих Правил.
26. Контроль за хранением и использованием материальных носителей, не допускающий несанкционированного использования, уточнения, распространения и уничтожения персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляется руководителями структурных подразделений Двинско-Печорского БВУ.
27. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании комиссии по уничтожению документов, содержащих персональные данные, состав которой приведен в приложении № 11 к настоящему приказу.
По итогам заседания экспертной комиссии Двинско-Печорского БВУ составляются протокол и акт о выделении для уничтожения документов, опись уничтожаемых дел, проверяется их комплектность, акт подписывается членами экспертной комиссии Двинско-Печорского БВУ и утверждается председателем экспертной комиссии.
28. Уничтожению подлежат обрабатываемые персональные данные по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Уничтожение документов, содержащих персональные данные, производится путем сжигания или с помощью уничтожителя бумаги.
Уничтожение персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).
